RS-Lattiat Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisterin tietosuojaseloste
Yksityisyytesi on meille tärkeää ja se, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä RS-Lattiat Oy:n (2434563-6) rekisterinpitäjänä suorittamasta henkilötietojen käsittelystä.
Tämä tietosuojaseloste koskee henkilöitä, jotka jakavat henkilötietonsa kanssamme joko suorasti tai epäsuorasti, työntekijöidemme, yhteistyökumppaneidemme, nettisivujemme, sähköpostitse, postitse tai muiden palveluidemme kautta.
Päivitetty viimeksi 4.11.2022
RS-Lattiat Oy on sitoutunut noudattamaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (General Data Protection Regulation, GDPR), jota sovelletaan 25.5.2018 alkaen kaikissa EU:n jäsenmaissa.
Tällä tietosuojaselosteella informoimme luonnollisia henkilöitä heidän henkilötietojensa käsittelystä. Asiakkaan on hyväksyttävä tämän tietosuojaselosteen ehdot, jotta voimme lisätä henkilön RS-Lattiat Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteriin.
1. Rekisterinpitäjä
RS-Lattiat Oy (Y-tunnus: 2434563-6)
Laakuntie 30
79100 LEPPÄVIRTA
Email: info@rs-lattiat.com
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Lari Soininen
Toimitusjohtaja
p. 040 748 1100
3. Rekisterin nimi
RS-Lattiat Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen) sopimukseen, jossa asiakas on osapuolena, hänen henkilötietojaan saa käsitellä sopimuksen täytäntöön panemiseksi. Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin eikä tietoja luovuteta kolmansille osapuolille.
Henkilötietoja käytetään:
• Asiakassuhteen ylläpitoon
• RS-Lattiat Oy:n toiminnan, palveluiden ja tuotteiden kehittämiseen
• Asiakaskokemuksen parantamiseen
• Markkinointiin ja myyntiin
• Tiedottamiseen
• Tavaroiden ja palveluiden toimittamiseen
• Analytiikkaan ja tilastollisiin tarkoituksiin
5. Rekisterin tietosisältö
RS-Lattiat Oy:n asiakas- ja sidosryhmärekisteri sisältää seuraavia luonnolliseen henkilöön liittyviä tietoja:
• Nimi
• Sähköposti
• Puhelinnumero
• Osoitetiedot
• Yritys
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Tietojen pääasiallinen lähde on käyttäjä itse. Yritysten yhteyshenkilöt saattavat lisäksi pyytää rekisterinpitäjää lisäämään rekisteriin yrityksestä myös muita yhteyshenkilöitä, joiden on tarpeen saada RS-Lattiat Oy:n liittyvää viestintää.
Asiakkaan pyynnöstä häntä koskeva henkilötieto voidaan poistaa RS-Lattiat Oy:n järjestelmästä. Poisto on peruuttamaton, emmekä voi palauttaa poistettuja henkilötietoja.
Säilytämme henkilötietoja vain tarvittavan ajan, jotta voimme täyttää tässä selosteessa kuvatut käyttötarkoitukset. Osalle tietoa lainsäädäntö asettaa velvoitteita tiedon pidempiaikaiselle tallentamiselle, mm. seuraaviin tarkoituksiin:
• Kirjanpitolaki määrittelee tiedolle pidempiä säilytysaikoja riippumatta siitä sisältääkö aineisto henkilötietoja tai ei
• Riittävien varmuuskopioiden ottaminen tietokannoista ja järjestelmistä tietojen turvaamiseksi, virhetilanteiden korjaamiseksi ja tietoturvan sekä jatkuvuuden varmentamiseksi
• Muiden RS-Lattiat Oy:n vastuiden toteuttamiseksi ja niiden asianmukaisen toteuttamisen osoittamiseksi.
7. Evästeet kotisivuilla
RS-Lattiat Oy:n kotisivuilla käytetään evästeitä, jotta sivustoa voidaan kehittää palvelemaan asiakkaita entistä paremmin. Evästeet ovat lyhyitä tekstitiedostoja, jotka verkkopalvelin tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet antavat tietoa siitä, miten käyttäjät käyttävät verkkosivustoa.
Tietoja voidaan hyödyntää palveluiden, tuotteiden ja verkkosivuston kehittämiseksi, verkkosivuston käytön analysoimiseksi sekä markkinoinnin kohdentamiseksi ja optimoimiseksi.
Verkkosivuston käyttäjä voi antaa suostumuksensa tai kieltää evästeiden käytön verkkoselaimensa asetuksista. Useat verkkoselaimet sallivat evästeet automaattisesti. Huomaathan, että evästeiden estäminen saattaa rajoittaa verkkosivustomme toimivuutta.
8. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Esimerkiksi tilintarkastajalla on pääsy henkilötietoja sisältävään järjestelmään tarkastushetkellä.
Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu henkilön kanssa. Esimerkiksi RS-Lattiat Oy:n toimihenkilöihin kuuluvien henkilöiden tiedot julkaistaan yrityksen kotisivuilla: www.rs-lattiat.com
Tietoja ei pääsääntöisesti siirretä Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan henkilötietolainsäädännön vaatimuksia.
Edellä mainitun rajoittamatta suoritettaessa toimeksiantoja EU:n ja ETA:n ulkopuolella tietoja voidaan siirtää toimeksiannon kannalta tarpeellisessa laajuudessa myös Euroopan Unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
9. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Paperiset dokumentit löytyvät asianmukaisesti lukitusta arkistosta, jonne on pääsy vain määrätyiltä henkilöiltä.
Asiakastietoihin on pääsy vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään, sekä rekisterin teknisen alustan tarjoavien Call To Action Oy:n ja Talentree Oy:n niillä työntekijöillä, jotka vastaavat palvelun teknisestä ylläpidosta.
Pääsy rekisterinpitäjän tiloihin on rajattu henkilökohtaisin kulkuoikeuksin, joita myönnetään ainoastaan organisaation nimetyn yhteyshenkilön / yhteyshenkilöiden pyynnöstä. Kulkuoikeudet tiloihin on omassa, organisaation tilat käsittävässä kulkualueessa sekä yleisavaimen oikeuksissa. Yleisavainoikeudet ovat vartiointiliikkeellä, pelastuslaitoksen avaimessa, kiinteistön omistajien edustajilla ja huoltofirmoilla. Muilla tahoilla ei ole pääsyä organisaation tiloihin.
Asiakastietoja käsittelevät henkilöt on koulutettu käyttämään tietoja turvallisesti ja eettisesti. Kukin henkilökunnastamme näkee omilla käyttäjätunnuksillaan ja salasanoillaan asiakastietoja vain niiltä osin kuin se on työtehtävien suorittamiselle välttämätöntä.
Kaikkea pääsyä henkilötietoon valvotaan hyvien käytäntöjen mukaisesti. Tiedot on suojattu teknisesti palomuurilla. Yhteys käyttäjän ja palvelimen välillä on suojattu SSL-sertifikaatilla.
10. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@rs-lattiat.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä RS-Lattiat Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyyntö tulee lähettää sähköpostitse rekisterinpitäjälle osoitteeseen info@rs-lattiat.com. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä esimerkiksi sellaisissa tilanteissa, että pyyntö tulee eri sähköpostiosoitteesta kuin mikä RS-Lattiat Oy:n rekisterissä on merkitty henkilön sähköpostiosoitteeksi. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
12. Tietosuojaselosteen muutosoikeus
Palveluiden kehityksen ja lainsäädännön muutosten johdosta pidätämme oikeuden muuttaa tietosuojaselostetta. Merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteeseen ilmoitetaan rekisteröityneille asiakkaille ehtojen päivityksen yhteydessä.
13. Yhteystiedot
Voit ottaa yhteyttä yksityisyyteen, tietojen käsittelyyn ja tietosuojaselosteeseen liittyvissä kysymyksissä sähköpostilla: info@rs-lattiat.com